如何制定6S管理审计制度

“6S管理”是现代工厂行之有效的现场管理理念和方法,其作用是提高效率,保证质量,使工作环境整洁有序,做到预防力主,保证安全。“6S管理”内容分为整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seketsu)、素养(Shitsuke)、安全(Security)六个方面,围绕内部审计质量控制的内容将“6S”定义为以下六个项目:标准(Standard)、整理(Seiri)、简洁(Simple)、清扫(Seiso)、保密(Security)、素养(Shit-suke)。借鉴“6S”管理方法,可有助于提高内部审计质量。

6S管理内部培训资料

标准:制定适合企业的审计制度

企业内部审计人员应结合企业本身特性制定相应审计制度,并就审计定位及职能广泛宣传告知,这将有效提升被审计单位对内部审计工作的认知及审计效果实现,减少日常审计工作中不必要的摩擦和抵触,一套包含明确的审计权限、汇报对象、报告流程、审计沟通、整改跟踪、质量检查在内的完整审计制度,在标准化审计二作中可以起到很大作用,帮助审计人员快速熟悉企业内部审计工作,并可以有效遵循审计工作程序,保证审计工作质量不会因个人习惯走样、变异。同时,审计制度也应定期进行检查和更新,内审部门应每年进行自检,同时聘请一些外部专业审计札构进行相应的指导与检查,根据自评及检查结果完善相应审计制度,以更好地适应企业发展及审计业务开展需要。

整理:控制关键的审计工作程序

“6S管理”中的整理意为将工作场所的任何物品区分为“必要”和“非必要”,保留前者,清理后者,目的在于腾出空间,提高资源利用效率。为保证内部审计工作质量的有效性,内部审计人员也应集中审计资源,更多关注具体审计工作中的关键环节。5S现场管理培训公司认为,一份有价值的审计报告至少要做到以下五个重视:

一是重视审计方案的拟定。在方案制定之前,审计小组对审计项目需实现的目的、审计范围、重点关注内容、工作程序、成员分工、审计期限等作认真分析,并据此制定相应的审计方案。

二是重视审计工作底稿分析、归集。所有审计底稿均按重要性程度进行编号,在报告草拟阶段,根据问题及论点对底稿文件的有效性进行分析讨论,最终将相应底稿文件清单以附件形式列示于正式报告之后。

三是重视被审计服务单位意见,有效减少信息不对称情况的发生,降低审计人员判断失误的概率。

四是重视审计报告复核。在审计报告征求意见阶段,需进行小组内交叉复核,再交审计负责人审核后发送征求意见稿至被审计服务单位,由被审计服务单位经营负责人签字确认,交审计负责人审批后发布正式审计报告。

五是重视被审计服务单位对审计发现问题及建议的及时确认。审计人员应及时获取被审计服务单位对审计发现问题及建议的确认,包括对审计问题及审计建议的认可,以及就问题和建议事项提出的整改计划。整改计划应包含行动步骤、完成期限、完成标志、行动负责人等内容,只有获取了相应责任人签字确认的审计沟通意见反馈表,审计工作方可告一段落。

简洁:传递简洁准确的问题建议

有价值的审计建议如果不能准确地传递给相应决策人,审计质量将大打折扣。简洁是一种服务态度,审计人员切忌将简单问题加以复杂化解决。审计人员应时刻注意换位思考,站在审计服务单位角度,就所建议的问题整改方案考虑,如是自己来解决相应问题是否具有成本效益性及实际可行性,任何不具现实可操作性或无成本效益性的复杂化建议,审计人员均应加以审慎考虑。因此,6S管理根据受众需求,审计报告可分为简报和详报。简报内容一般不得超过一页纸,以最简洁、精炼的文字反映问题及建议,同时附上详细报告,供受众选择阅读。

清扫:掌握科学的跟踪方法

清扫的目的在于减少安全隐患。决定审计质量的因素不仅在于发现风险数量的多寡,更为重要的是所发现的企业风险是否真正有效得到了降低或规避。从内部审计质量控制而言,跟踪所发现问题是否得到有效整改在某种意义上超出狭义的发现问题并提出建议的审计工作本身,是更深层次地了解审计服务单位是否实质上解决了问题并对其加以测试,最终实现真正意义上的增效益、减浪费的目的。在实际6S管理工作中,审计人员总是会面临着一些企业阶段发展中的系统性问题,对这些问题需要通过逐步的解决才能提升企业管理水平。

此时,审计人员就应通过从跟踪解决现实的细小问题人手。对企业管理人员的内部控制及风险管理的开放式培训亦是审计人员有效跟踪的方式之一。通过对内部管理人员的培训,能使各级管理层提高风险意识,明确自身责任,可促进相应问题解决,也能通过此类经验分享,增强内部审计人员威信,提高内部审计人员专业能力,并得到审计服务单位认可。

保密:理解审计工作的特殊性

审计人员应在保密性原则的要求下,应做到慎言、慎独,做到不随意透露企业或个人信息,保持审计人员独立性,尤其是在企业出现舞弊举报的情况下,审计人员更应注意保护举报人员的信息,同时谨慎、客观地调查、评价相应事项。对保密性原则的松懈,将极大影响审计的公信力。往往会出现,审计最终结论尚未得出、小道消息已满天飞的现象,使得企业管理出现无谓的内耗,并最终损害企业的健康发展。

素养:提高审计人员专业胜任能力

影响审计质量的风险取决于审计人员发现审计服务单位违规的概率以及披露违规的概率,披露违规的概率需加强审计人员的独立性,而发现违规的概率在很大程度上取决审计人员的专业胜任能力。可以通过以下几点来提升审计人员的专业胜任能力:

一是要求所有员工必须了解国家及企业各项规章制度,并不定期进行测试;

二是要求各审计人员结合自身专长,定期进行专项研究,并制作相应培训课件PPT进行内部讲座,促进审计人员交流并互相提高;

三是要求审计人员参加相应CPA、CIA等专业执业资格考试,通过系统的学习,提高对审计工作的认识,并在实务工作中加以运用;

四是根据审计部门需求派送相应人员进行外部培训,并在外部6S管理培训后通过内部分享的方式来提高审计人员的专业胜任能力。

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